MAKALAH PERSIAPAN DAN PROSES MENULIS SURAT

BAB I

PENDAHULUAN

A.                Latar Belakang

 Surat adalah media komunikasi dalam bentuk tulisan yang dilakukan oleh seseorang atau lembaga ke seseorang atau lembaga lainnya. Banyak kesalahan yang sering kita temukan dalam halnya penulisan surat. Maka dari itu makalah ini membahas tentang seluk beluk surat sehingga dapat memberikan informasi yang mendalam kepada pembaca. Pengenalan terhadap jenis dan sifat surat merupakan hal yang penting diketahui agar dapat mengambil suatu tindakan atau menyelesaikan sesuatu tugas yang sesuai dengan isi atau maksud dari surat tersebut.

Sebagaimana yang kita ketahui bahwa masih banyak masyarakat yang belum mengetahui bagaimana tata cara penulisan surat yang baik dan benar, untuk itulah makalah ini dibuat dengan tujuan untuk mengetahui sistematika cara penulisan surat yang baik dan benar  serta kita dapat membedakan format dan jenis-jenis surat yang  kita temui. Berkembangnya teknologi, surat pun semakin mengalami pembaharuan, misalnya dengan adanya surat elektronik. Surat elektronik atau surel merupakan surat yang pengirimannya berbasis pada penggunaan internet. Penulisan makalah ini diharapkan bermanfaat bagi pembaca terutama mahasiswa  sebagai panduan dalam penentuan dan penulisan   surat resmi maupun tidak resmi.

1.2.      Rumusan Masalah

1.    Apa yang harus di persiapkan dalam menulis surat?

2.    Langkah – langkah dalam Penulisan Surat?          

1.3.      Batasan Masalah

Batasan masalah yang menjadi bahasan dalam penulisan ini adalah apa yang harus dipersiapkan dalam menulis surat yang baik berdasarkan sistem tata cara surat menyurat dalam unit kerja.

BAB II

                                                             PEMBAHASAN

PERSIAPAN DAN PROSES MENULIS SURAT

                                                                          

A.        Persiapan dalam Menulis Surat

.Dalam praktek membuat surat bisnis atau surat dinas, ada hal- hal yang harus diperhatikan dan dipersiapkan. Bahan- bahan yang harus dipersiapkan terlebih dahulu adalah kertas, tinta dan amplop. Bahan-bahan ini pun harus diperhatikan ketentuan dan standar yang digunakan.

Nah, berikut ini adalah keterangan mengenai masing-masing bahan surat tersebut.

1)      Kertas

a)      Jenis kertas

Kertas yang digunakan untuk menulis surat bermacam-macam jenis sesuai dengan kegunaannya masing-masing. Jenis kertas sesuai dengan kegunaannya yaitu sebagai berikut :

·           Kertas HVS dipakai untuk menulis surat asli yang sifatnya resmi

·           Kertas tipis atau doorslag dipakai untuk tembusan atau kopi surat-surat sebagai tanda bukti

·           Kertas stensil untuk menyusun surat dalam jumlah yang banyak, misalnya untuk surat edaran

·           Union skin yaitu kertas tipis dan kuat yang biasa digunakan untuk surat menyurat dengan luar negeri

·           Kertas segel dipakai untuk membuat macam-macam akta dan surat perjanjian.

b)      Ukuran kertas

Ukuran kertas yang digunakan tergantung pada panjang pendeknya surat dan ketentuan yang berlaku pada lembaga pembuat surat. Adapun ukuran yang biasa digunakan yakni sebagai berikut :

·           Kertas ukuran polio (21 x 33cm) digunakan untuk menulis surat yang isinya panjang.

·           Kertas ukuran kuarto (21 x 28 cm) digunakan untuk menulis surat yang isinya sedang atau pendek.

·           Kertas ukuran oktavo yaitu setengah kuarto dan polio digunakan untuk menulis memo dan nota.

·           Kertas sikmo yaitu untuk menulis surat dan merupakan kertas ukuran inggris

·           Kertas ukuran A4 (29 x 21cm) digunakan untuk menulis surat dinas

·           Kertas ukuran A5 (15 x 21cm) digunakan untuk menulis surat dan merupakan ukuran kertas internasional

·           Kertas ukuran A6 (10,51 x 21cm) digunakan untuk surat pengantar

·           Kertas ukuran A7 (7,4 x 10,5cm) digunakan untuk menulis surat dan merupakan ukuran kertas internasional.

c)      Warna kertas

Untuk kertas sifatnya resmi pada umumnya menggunakan kertas yang berwarna putih kecuali tembusan. Maksudnya agar kelihatan berbeda, sedangkan surat-surat khusus seperti undangan, piagam dan sebagainya boleh menggunakan warna lain.

2)      Tinta

Warna tinta yang digunakan untuk menulis surat yang bersifat resmi pada umumnya hitam. Menggunakan warna lain kecuali warna merah, boleh saja asal warna jelas dan mudah dibaca.

3)      Amplop dan lipatan surat

a.       Amplop

Pemakaian amplop harus disesuaikan dengan ukuran dan jenis kertas surat yang digunakan, baik surat tersebut akan dilipat maupun tidak. Misalnya amplop persegi empat untuk ukuran kertas kuarto, amplop persegi panjang untuk kertas polio dan amplop berjendela untuk surat telegram.

Berdasarkan wujudnya, amplop dapat dibedakan menjadi 4 macam, yaitu :

o   Banker yaitu amplop yang membuka bagian memanjang

o   Pocket envelopes yaitu amplop yang membuka bagian pendek

o   Window envelopes yaitu amplop berjendela dengan tutup kertas kaca

o   Aperture envelopes yaitu amplop berjendela tapi tidak menggunakan kertas kaca.

b.      Lipatan surat

Ada beberapa macam cara melipat surat yang harus diketahui oleh koresponden atau penyusun surat. Cara melipat surat harus disesuaikan dengan ukuran kertas yang dipakai serta kepentingannya.

Macam-macam lipatan surat misalnya:

o   lipatan tunggal (single fold),

o   lipatan baku (standar fold),

o   lipatan baku rendah (low standar fold),

o   lipatan akordion (accordion fold),

o   lipatan akordion rendah (low accordion fold),

o   lipatan Perancis (France fold),

o   lipatan baron (baronial fold),

o   lipatan sejajar ganda (parallel double fold).

B.        Langkah – Langkah dalam penulisan Surat

Setelah di siapkan semua alat dan bahan yang di perlukan sekarang saatnya masuk pada langkah-langkah membuat surat resmi yang baik dan benar. Surat resmi yang baik tentu harus memenuhi persyaratan dan juga ketentuan baku yang telah dibuat. Berikut ciri-ciri dari su

rat resmi yang baik.

• Surat resmi yang baik bila dikeluarkan oleh suatu organisasi biasanya menggunakan kop surat.
• Terdapat nomor pembuatan surat, lampiran dan juga perihal dibuatnya surat tersebut.
• Menggunakan ragam bahasa resmi yang berlaku di negara tersebut.
• Dibuka dan ditutup dengan menggunakan salam yang biasa digunakan oleh kebanyakan orang.
• Salah satu pertimbangan diakui atau tidaknya surat resmi adalah adanya cap atau stempel dari lembaga yang mengeluarkan surat tersebut. Bila tidak ada cap, maka surat tersebut akan diragukan keasliannya.

Bagian-bagian yang Ada Pada Surat Resmi

Dalam membuat surat resmi harus mengikuti peraturan baku yang sudah ada. Dengan begitu surat yang telah dibuat bisa diterima oleh semua kalangan. Secara garis besar dalam sebuah surat biasanya memiliki format seperti bagian pembuka, isi surat dan terakhir adalah penutup. Berikut adalah bagian dari surat resmi.

Kepala atau Kop Surat Resmi

Dalam menulis surat resmi, keberadaan kop surat sangatlah penting. Adanya kop surat menunjukan dari lembaga mana surat tersebut berasal. Keberadaan kop surat merupakan suatu penegasan bahwa surat yang dikeluarkan tersebut merupakan surat resmi dari lembaga atau perusahaan yang mengeluarkan surat. Dalam sebuah kop surat setidaknya harus memiliki 5 bagian agar orang yang menerima surat mengetahui asal surat secara jelas. Kelima bagian kop surat tersebut adalah sebagai berikut.

1. Nama lembaga, instansi atau perusahaan.
2. Alamat Lengkap perusahaan, lembaga atau instansi.
3. Kontak yang bisa dihubungi seperti nomor telpon, fak atau email.
4. Kode Pos
5. Logo dari lembaga, perusahaan, atau instansi.

Tidak semua kop surat menyertakan kelima bagian di atas karena berbagai alasan. Sedangkan untuk penulisannya biasanya menggunakan huruf kapital yang diperbesar dan dipertebal. Untuk penulisan kop surat umumnya menggunakan rata tengah, tetapi terkadang ada juga yang menggunakan rata kiri atau kanan.

Nomor Surat Resmi

Contoh Penulisan Nomor Surat Resmi

Nomor surat pada surat resmi merupakan salah satu bagian yang memiliki fungsi sangat penting. Pada bagian ini tidak bisa dibuat sembarangan, karena setiap karakter yang ada pada nomor surat resmi memiliki makna dan arti. Orang yang telah lama berkecimpung dalam surat menyurat tentu sudah tahu benar bagaimana tata cara penulisan nomor surat dengan baik dan benar.

Lalu bagaimana orang yang baru belajar? Bagaimana menulis nomor surat? Berikut penjelasannya. Pada surat resmi terdapat beberapa bagian seperti nomor surat, kode surat serta bulan dan tahun pembuatan. Semua bagian tersebut memiliki fungsi yang sangat penting untuk bagian kearsipan. Setiap lembaga bebas untuk membuat kode sendiri dalam nomor surat. Berikut contoh nomor surat dan pembahasannya.

Nomor : A.001/Pan-Pel/AKB/I/2015

A = Merupakan kode surat internal (bisa digunakan untuk undangan anggota, atau surat apapun yang berkaitan dengan lembaga atau perusahaan) Sedangkan kode “B” bisa digunakan untuk pihak luar lembaga.

001 = Nomor ini merupakan nomor seri surat yang telah dikeluarkan. Misal untuk surat pertama yang dikeluarkan oleh lembaga, sedangkan untuk surat kedua bisa menggunakan kode “002”.

Pan-Pel = Artinya Panitia Pelaksana (jika surat itu khusus untuk sebuah kepanitiaan acara / kegiatan. Bila bagian yang ini bisa ada dan bisa ditiadakan. Kode jenis ini umumnya ada: Kongres; Musda; Rapat; Prop; dan sebagainya

AKB = Identitas organisasi / institusi

I = Bulan dibuatnya surat. Yang berarti bulan pertama menggunakan angka romawi.

2015 = Tahun surat itu di keluarkan.

Tempat dan Tanggal Surat

Tempat dan tanggal surat merupakan keterangan yang menjelaskan lokasi serta kapan ditulisnya surat tersebut. Tetapi apabila lokasi penulisan surat sudah dinyatakan pada kop surat, maka dalam hal ini tidak perlu ditulis kembali, cukup tangganya saja.

Lokasi penulisan tempat dan tanggal surat biasanya berada di pojok kanan atas sejajar dengan nomor surat. Nama tempat biasanya ditulis mendahului tanggal surat. Penulisan nama tempat dan tanggal dipisah dengan tanda koma dan diakhiri dengan tanda titik. Contoh : Bandung, 17 Agustus 2015.

Lampiran Surat

Lampiran surat merupakan suatu dokumen tambahan yang di lampirkan ke dokumen utama. Lampiran biasanya berisi dokumen pendukung yang menguatkan dokumen utama seperti foto kegiatan, laporan keuangan lebih mendetail dan lain sebagainya.

Alamat Surat

Banyak yang tidak terlalu memperhatikan penulisan alamat surat, sehingga banyak terjadi kekeliruan dalam penulisannya, khususnya dalam menulis alamat dalam surat resmi. Berikut adalah hal-hal yang harus diperhatikan dalam menulis alamat surat.

1. Alamat surat biasa terdapat pada dua tempat yaitu di bagian sampul dan di awal surat.
2. Alamat surat yang ditulis pada bagian sampul harus berisi alamat lengkap. sedangkan untuk alamat yang ditulis pada bagian surat biasanya tidak selengkap alamat yang ditulis di sampul.
3. Penggunaan kata “kepada” tidak wajib digunakan karena sia-sia.
4. Kata “Yang Terhormat” bisa disingkat dengan “Yth”
5. Penulisan sebutan seperti ibu, bapak atau Sdr/Sdri wajib digunakan bila diikuti dengan nama orang.
6. Kata “Jalan” tidak perlu disingkat, dan penulisan alamat tidak perlu diakhiri dengan tanda titik.

Salam Pembuka dan Penutup

Penulisan salam sebaiknya menggunakan kata-kata umum yang biasa digunakan dalam percakapan resmi seperti salam sejahtera, atau kalau satu keyakinan bisa menggunakan salam yang diajarkan oleh agama masing-masing. Penulisan salam pada surat resmi biasanya diakhiri dengan huruf koma.

Isi Surat Resmi

Inilah bagian pokok dari sebuah surat. Isi surat biasanya di taruh pada tengah surat yang berisi tentang penjelasan maksud dan tujuan dari sebuah surat. Ini surat yang baik adalah yang menggunakan bahasa baku serta kalimat yang ringkas dan mudah untuk dimengerti oleh penerima surat. Pemilihan kalimat serta kata yang digunakan juga merupakan faktor penting dari isi surat resmi.

Penutup surat Resmi

Penutup surat harus menggunakan kalimat yang baik dan benar. Berikut beberapa contoh kalimat penutup yang biasanya digunakan dalam surat resmi.

1. Demikian agar menjadi maklum, atas perhatian serta kerja samanya kami haturkan terima
   kasih.
2. Demikian agar menjadi maklum, atas perhatian serta kerja samanya kami ucapkan terima kasih.
3. Demikian agar menjadi maklum, atas perhatian serta kerja sama Saudara kami ucapkan
   terima kasih.
4. Demikian agar menjadi maklum, atas perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih.

Selain itu pada bagian penutup biasanya juga di lengkapi dengan jabatan, nama dan NIK, dan juga tanda tangan orang yang membuat surat. Selain itu juga adanya tembusan surat, kepada siapa saja surat ini ditujukan dalam satu lembaga tersebut.

 

BAB III

PENUTUP

A.        Kesimpulan

Surat menyurat adalah salah satu bentuk komunikasi dengan mempergunakan surat sebagai alat, oleh karena itu surat menyurat merupakan salah satu alat komunikasi yang sangat penting dan setiap waktu dilakukan dalam tugas sehari-hari dalam kantor.

Surat merupakan salah satu alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan dari pihak lain untuk menyampaikan berita dengan demikian jelas bahwa surat sangat penting artinya dalam membantu memperlancar tercapainya tujuan organisasi. Perlu diusahakan agar dapat membuat surat dengan baik, sebab penilaian negatif terhadap surat akan dapat mempengaruhi pula penilaian negatif dalam organisasi.

Berdasarkan simpulan di atas, maka surat menyurat sangatlah penting dalam suatu organisasi karena surat-menyurat merupakan salah satu bagian dari proses komunikasi dalam organisasi yang berbentuk tulisan, proses surat menyurat ini lebih diutamakan untuk lingkungan ekstern organisasi yang sangat berpengaruh dalam menciptakan link organisasi. Dengan adanya surat menyurat yang baik dan rapi, maka dapat mendukung tercapainya tujuan organisasi yaitu bisa bertahan (Survival) dan bisa tumbuh berkembang (Growth).

DAFTAR PUSTAKA

Moh, Yunus. 2007. Materi Pokok Ketrampilan Menulis.Jakarta: UT.

Ritonga, Parlaungan. 2010. Bahasa Indonesia Praktis. Medan: Bartong Jaya.

http://saidsite.blogspot.com/2011/03/makalah-surat-menyurat.html

http://wendysajalah.blogspot.com/2011/04/penggunaan-bahasa-indonesia-dalam-surat.html#sthash.kFz1NURv.dpuf

http://klikbelajar.com/pelajaran-sekolah/pelajaran-bahasa/bahasa-indonesia/surat/

http://klikbelajar.com/pelajaran-sekolah/pelajaran-bahasa/bahasa-indonesia/surat/

Download Artikel,